Utilizar GMail como un gestor de correos (varias cuentas)
Hace un par de semanas, a raíz de varios problemas con el cliente de correo de Mac OSX Lion (Mail), decidí mudar a otro cliente.
Uno de los requisitos que debía cumplir el nuevo cliente/gestor era gestionar todas las cuentas que tengo (unas 8) desde el mismo sitio; por lo que el gestor tendría que ser multicuenta. Como tengo un smartphone con Android pensé que la mejor opción sería GMail por ser de la gran G y estar bien integrado con este tipo de dispositivos. Aunque todavía no lo he probado en Android me he montado mi propio gestor de correos profesional en Gmail.
Siempre me gustó poco la paginación de este tipo de servicios (muestra veinte resultados por página y a veces el flujo de correos es mayor a esto) por lo que decidí ir más allá y organizar todo o mejor dicho, que GMail me lo organice.
En primer lugar me gustaría explicar el tipo de correos que suelo recibir, distinguiéndolos en las siguientes categorías:
- Notificaciones de servicios: Aquellos correos de Twitter, Facebook, Google Plus, Sports Tracker y demás servicios; no requieren mayor atención que leer y borrar (o archivar). No pasan por la bandeja de entrada.
- Servidores: Todos los correos informativos del estado de los servidores (incluyo promociones, caducidad de dominios, exceso de transferencia…); en ocasiones tengo que realizar alguna acción con ellos (actualizar dominio, comprobar transferencia, borrar emails por exceso de capacidad…). Sí pasan por la bandeja de entrada.
- AWCantabria: Creo que la asociación merece una distinción en los correos; para darle seriedad al asunto y una rápida respuesta. Sí pasan por la bandeja de entrada.
- Pendientes: Aunque luego explicaré cómo gestiono estos correos, creé una categoría especial que más tarde no utilicé. Son, generalmente, trabajos sin terminar o correos que requieren alguna acción que no he realizado y tengo que postponer. Sí pasan por la bandeja de entrada.
- Universidad: Porque la universidad manda mucha mierda y, a veces, me gusta echar un ojo a algún correo anterior; de esta forma los tengo localizables de forma rápida. Sí pasan por la bandeja de entrada.
- Trabajo: Todas las cuentas relacionadas con el trabajo van a esta etiqueta directamente. Sí pasan por la bandeja de entrada.
Como véis, he creado etiquetas para distinguir los correos de una forma rápida y con ayuda de filtros (de la cuenta receptora) los correos se organizan automáticamente en una u otra.
La carpeta notificaciones es la que quizá tenga más trabajo; su filtro evita que estos correos pasen por la bandeja de entrada, restándose importancia y permitiéndome ir a leerlos cuando me apetece (si es que tengo ganas) o borrarlos directamente sin hacerles caso. El filtro sería algo más o menos así: Concordancias: from:(notification@sports-tracker.com OR contact@slidedeck.com OR mailer@nutshellmail.com OR contact@slidedeck.com OR no-reply@dropbox.com OR updates@linkedin.com OR universiainforma@mailing.universia.net OR @postmaster.twitter.com OR appsumo@email.appsumo.com OR ZAGG_Inc@mail.vresp.com OR news@masmedianet.com OR DellUsuariosDomesticos_Espana@euro.dell.com)
Aplicar: Omitir Recibidos, Aplicar etiqueta «Notificaciones»
Hay muchas cuentas que, aun sin estar suscrito por iniciativa propia, me envían correos que normalmente ignoro sin abrir, pero en ocasiones leo por traer promociones interesantes (o que considero que podrían serlo). Con este filtro quito el 70% de basura de mi bandeja de entrada.
La etiqueta trabajo es simplemente un filtro cuyas cuentas son redireccionadas a esa etiqueta, pero sí permito que se muestren en la bandeja de entrada al igual que con universidad, awcantabria o servidores.
Entonces ¿dónde está la gracia de todo esto?. En archivar; una vez que he leído, revisado o terminado de interaccionar con un correo electrónico le doy al botoncito «Archivar» de manera que no seguirá más tiempo en la bandeja de entrada y podré acceder a él más tarde a través de la etiqueta de una forma rápida e indolora.
El resultado de todo esto se resume en la siguiente imagen:
Como véis tengo sólo dos correos electrónicos en la bandeja de entrada; ambos están respondidos pero requieren de una acción por mi parte (terminar el diseño de la página de un amigo) pero por ahora no puedo terminarlo por lo que lo dejo en la bandeja de entrada para tenerlo presente.
Los filtros son muy sencillos de aplicar; basta con ir a Configuración->Filtros y añadir un nuevo filtro siguiendo las propias indicaciones de GMail. Si aún así tenéis problemas dejad un comentario y os ayudo.
Yo me he creado también un filtro que intercepta al aire todos los correos de GTalk («Chat con…») y los manda a la papelera directamente pues no me interesa guardar esas conversaciones dos veces (las guarda mi cliente habitual Adium).
